Jak działa Najmownia - funkcja po funkcji

🏠 Nieruchomości i kreator

Każde mieszkanie to karta z adresem, metrażem, statusem (wolny / wynajęty / remont / wycofany), zdjęciami i notatkami. Statusy aktualizują się same: aktywacja umowy oznacza lokal jako wynajęty, zakończenie - zwalnia go.

Kreator „wszystko naraz"

1. Wypełnij dane lokalu (adres, metraż, pokoje).
2. Liczniki - cztery typowe (prąd, obie wody, gaz) są już podstawione; usuń zbędne, uzupełnij numery seryjne i stany początkowe.
3. Opłaty - gotowy komplet składników do uzupełnienia stawkami (szczegóły niżej, w sekcji Opłaty).
4. Wyposażenie - wybierz pakiet Minimum / Średnie / Pełne (od kanapy i szafki pod TV po zmywarkę, klimatyzację i komplet sztućców) i dostosuj listę.
5. Harmonogram odczytów - częstotliwość i okno podawania stanów.

Jeden przycisk tworzy komplet - mieszkanie jest gotowe do podpięcia umowy.

📝 Umowy i aneksy

Umowa trzyma dane najemcy (z PESEL i dowodem), okres od–do lub czas nieoznaczony, czynsz z dniem płatności, liczbę osób i pełną ewidencję kaucji (wpłata, zwrot, potrącenia).

Dokumenty

• Edytowalne szablony umowy i aneksu (HTML z placeholderami typu {{najemca.imie}}, {{umowa.czynsz_slownie}}) - nowy szablon startuje z gotowym polskim wzorem. Generujesz PDF jednym kliknięciem.
• Po podpisaniu wgrywasz skan podpisanej umowy (PDF) - tak samo dla każdego aneksu.
• Protokoły przekazania i zwrotu lokalu: opis stanu, stany liczników i zdjęcia.

Aneksy, które liczą się same

Aneks zmienia tylko wypełnione pola - nowy czynsz, termin zakończenia lub liczbę osób - od podanej daty. System zawsze pokazuje wartości „obowiązujące dziś", a naliczenia i zaliczki od osoby biorą je automatycznie.

⏱ Liczniki i odczyty

Każdy lokal ma listę liczników (prąd, wody, gaz, ciepło) z numerami seryjnymi i stanami początkowymi.

Odczyty od najemcy

1. Najemca w portalu wpisuje stan i obowiązkowo dołącza zdjęcie licznika (pole otwiera aparat telefonu).
2. System pilnuje, żeby stan nie był mniejszy od poprzedniego.
3. Odczyt trafia do widoku „Odczyty do weryfikacji" - zatwierdzasz lub odrzucasz z powodem, który najemca zobaczy.

Harmonogram i przypomnienia

Ustalasz częstotliwość (co 1/2/3/6/12 miesięcy) i okno, np. 25.–31. dzień miesiąca. Przypomnienie e-mail/SMS wychodzi X dni przed końcem okna i tylko wtedy, gdy brakuje odczytów - z listą liczników, których brakuje.

Wymiana licznika

Jedna operacja: stan końcowy starego + zdjęcie, numer i stan początkowy nowego + zdjęcie. Liczniki łączą się w łańcuch, więc zużycie w okresie z wymianą liczy się poprawnie: (koniec starego − ostatni odczyt) + (odczyt nowego − stan początkowy).

💰 Opłaty i stawki - tak, jak wyglądają naprawdę

Opłaty mają trzy poziomy: kategoria (czynsz / media / inne) → składnik (np. „Prąd", „Czynsz spółdzielczy") → składowe. Każda składowa ma własną metodę i stawkę:

• Opłata stała - np. eksploatacja 350 zł, abonament internetu 60 zł;
• Od osoby - np. śmieci 33 zł/os. (liczba osób bierze się z umowy i aneksów);
• Od zużycia - np. 0,89 zł/kWh z prognozą miesięczną do zaliczki, rozliczana potem realnymi odczytami.

Dzięki temu „Prąd" to opłata stała plus cena za kWh, a „Czynsz spółdzielczy" to eksploatacja + fundusz remontowy + śmieci od osoby - dokładnie jak na rachunkach.

Stawki w czasie

Każda stawka ma datę „obowiązuje od". Dowiadujesz się o podwyżce śmieci od września? Wpisujesz ją dziś - naliczenia od września policzą się same, a historia zostaje (rozliczenia wsteczne używają stawek z tamtego okresu).

✅ Naliczenia, wpłaty i saldo

Co miesiąc system tworzy naliczenia: czynsz najmu (z umowy i aneksów) plus po jednej pozycji za każdy składnik opłat - z pełnym rozbiciem na składowe. Robi to automatycznie (codzienny, bezpieczny proces) albo na żądanie przyciskiem.

Jedna wpłata na wszystko

1. Przy umowie klikasz gotowy przycisk „miesiąc X: kwota" - kwota i tryb podstawiają się same.
2. Wpłata rozdziela się automatycznie na otwarte naliczenia, najstarsze najpierw; nadwyżka zostaje na saldzie.
3. Możesz też przypisać wpłatę do konkretnej pozycji albo zarejestrować ją „ogólnie".

Zaległości pod kontrolą

Pozycje po terminie są podświetlone i widoczne na pulpicie z sumą zaległości. Najemca dostaje automatyczne przypomnienie 3 dni przed terminem i monit 3 dni po nim (e-mail + SMS). Korekty i obniżki (np. rozliczenie naprawy wykonanej przez najemcę) wprowadzasz jako ujemne naliczenie z powodem widocznym dla najemcy.

⚖️ Rozliczenie mediów

1. Na stronie rozliczeń umowy wybierasz okres (np. pół roku) i klikasz „Rozlicz media".
2. System bierze realne zużycie z zatwierdzonych odczytów (z obsługą wymian liczników), mnoży przez stawki i porównuje z sumą zaliczek „od zużycia" z tego okresu.
3. Wynik - dopłata lub nadpłata - trafia jako pozycja na konto najemcy, a Ty pobierasz PDF rozliczenia z pełnym wyliczeniem.

Opłaty stałe i od osoby nie wymagają rozliczania - zaliczka pokrywa je 1:1. Przy zmianie ceny w środku okresu wystarczy rozliczyć osobno okres przed i po zmianie.

🔧 Zgłoszenia, zadania i czat

Awarie od najemcy

Najemca zgłasza usterkę z portalu: tytuł, opis, pilność i zdjęcia. Zgłoszenie ląduje na Twojej liście posortowanej priorytetem; prowadzisz je przez statusy (nowe → przyjęte → w realizacji → zakończone), możesz przypisać technika, a pod spodem toczy się rozmowa z komentarzami i zdjęciami. Każdy komentarz i zmiana statusu wysyła najemcy e-mail.

Zadania wewnętrzne

„Odmalować kawalerkę przed wynajmem" - działa jak awaria (priorytet, statusy, komentarze), ale najemca go nie widzi. Nic już nie ginie w notatkach.

Czat

Osobny wątek rozmowy dla każdej umowy, z załącznikami-zdjęciami i licznikiem nieprzeczytanych. Nowe wiadomości od najemców widzisz na samej górze pulpitu.

📱 Portal najemcy

Prosty, mobilny panel - najemca widzi dokładnie to, czego potrzebuje:

• Rozliczenia: per miesiąc tylko dwie pozycje - Czynsz i Media - ze statusem (opłacone / do zapłaty / po terminie). Pełne rozbicie na składowe dopiero po rozwinięciu „szczegółów".
• Odczyty: formularz ze zdjęciem z aparatu, historia ze statusami weryfikacji.
• Zgłoszenia i wiadomości: awarie ze zdjęciami i czat z zarządcą.
• Umowa: warunki z aneksami, kaucja, podpisany PDF do pobrania.

Konto tworzy się z umowy jednym przyciskiem - najemca dostaje link aktywacyjny, a przy pierwszym logowaniu akceptuje regulamin i informację RODO (data akceptacji zostaje zapisana).

📈 Koszty, terminarz i realny zysk

• Koszty jednorazowe - naprawy, remonty, przeglądy; z kategorią, wykonawcą i zdjęciami faktur.
• Koszty cykliczne - rata kredytu, czynsz do spółdzielni, abonamenty; podajesz kwotę i okres od–do, a system księguje je co miesiąc sam.
• Terminarz - ubezpieczenie, przegląd gazowy czy klimatyzacji z cyklem (np. co 12 mies.) i przypomnieniem e-mail z wyprzedzeniem; „Wykonane" przesuwa termin na kolejny cykl.
• Raport zysku - wpłaty najemców minus wszystkie koszty, per mieszkanie i rok. Realny wynik, nie tylko przychód.
• Katalog wyposażenia - per pomieszczenie, ze stanem i zdjęciami; baza do protokołów zdawczo-odbiorczych.

👥 Zespół i uprawnienia

Dodajesz użytkowników z uprawnieniami w dwóch wymiarach:

• Zakres funkcji - role per moduł: księgowa dostaje tylko naliczenia i wpłaty, technik tylko nieruchomości, liczniki i zgłoszenia.
• Filtr nieruchomości - użytkownik może widzieć tylko wybrane lokale; filtr działa wszędzie: na listach, rozliczeniach, zgłoszeniach i czacie.

Pulpit każdego użytkownika pokazuje tylko jego obszar: księgowa - zaległości i ostatnie wpłaty, zarządca - dodatkowo wiadomości, awarie i terminy.

🔒 RODO i bezpieczeństwo

• Pełna izolacja danych między organizacjami - każdy właściciel/zarządca widzi wyłącznie swoje lokale, umowy i rozliczenia.
• Portal najemcy z regulaminem i polityką prywatności (obowiązek informacyjny art. 13 RODO) oraz wymuszoną akceptacją przy pierwszym logowaniu.
• Zdjęcia liczników, protokołów i napraw jako materiał dowodowy przy sporach.
• Log wszystkich powiadomień: co, kiedy, do kogo i jakim kanałem wyszło.